业主欠缴物业费时，物业公司可按以下步骤处理：

  1. 友好沟通：通过电话或书面通知提醒业主，明确欠费金额及期限。
  2. 发送催缴函：若沟通无果，发送正式催缴函（需留存送达证据）。
  3. 协商还款计划：与业主协商分期或延期支付方案。
  4. 法律途径：若长期拖欠，可向法院起诉，申请强制执行。

注意：全程需保留书面记录，遵守当地物业管理条例。