当业主拖欠物业费时，可采取以下步骤处理：

  1. 友好沟通：先通过电话或上门了解原因，提醒缴费
  2. 书面催缴：发送《物业费催缴通知单》，注明欠费明细和期限
  3. 协商方案：对经济困难业主可协商分期付款
  4. 法律途径：若长期拖欠，可向法院起诉并申请强制执行
  5. 信用记录：部分地区可将欠费信息纳入征信系统

处理过程中需保留所有沟通记录和书面证据。